Преимущества безбумажного документооборота

Преимущества безбумажного документооборота

Одной основой, которая обеспечивает эффективность различного бизнеса является система документооборота. Сегодня современные технологические новинки позволяют организовывать почти на каждом предприятии бумажный обмен документами.

Безбумажный документооборот является системой организации работы с документами, это когда все операции с документами проводят в электронном виде. Сегодня бумажный документооборот нужен для того, чтобы соблюдать в разных областях деятельности некоторые нормы законодательства например, в бухгалтерском учете. Бумажный документ, который заверен все также выступает как средство, которое удостоверяет определенные факты.

Электронно-цифровая подпись обеспечивает электронному документу юридическую достоверность. Она выглядит как механизм, который позволяет доказывать, что именно автор является лицом электронного документа и свидетельствует о том, что когда была произведена пересылка, то в документе не производились изменения.

Существует ряд преимуществ работы с электронными документами:

• легко и просто можно внести изменения в документ;
• имеет высокую скорость при передачи информации и охватывает одновременно очень много количества адресов;
• можно использовать готовые шаблоны;
• можно разместить в документе мультимедийные данные;
• экономит бумагу;
• имеет высокую компактность архивов;
• легко используется в поиске и при извлечении данной информации;
• защищает документы от несанкционированного доступа и ограничивает права доступа к информации сотрудников;
• соблюдает полный контроль над бумажным документооборотом;
• уменьшает затраты на перестройку документооборота, если изменились фирмы отчетности;
• снижает количество служб, которые занимаются работой с документами.

Внедрение электронного документооборота и безбумажных технологий особенно актуально, когда:

• существует между субъектами бизнеса территориальная удаленность;
• за короткое время нет возможности найти нужный документ;
• утрачен или потерян бумажный документ;
• большой срок для согласования документов;
• финансовый расход на пересылку, хранение, широкоформатную печать бумажных документов очень большой.

Кто решился воспользоваться такой системой безбумажного документооборота следует подумать, что такая система должна быть глобально внедрена. Для этого нужно обратиться в компании, где вам предложат готовое комплексное решение, которое будет модифицировано и подобрано под ваши условия работы и внешних контактов предприятия.

Автор: Георгий Диденко

Читайте также
Вы можете оставить комментарий, или trackback с Вашего сайта.

Оставить комментарий

Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.